しっかり採用管理をする方法を知る

会社にとって有能な人材を集めることは、今も昔も大切な命題です。この命題をクリアするためには、時代に合った採用管理を導入する必要があります。その中身は3段階に分けることができますが、その職場に必要な労働力の算出と採用計画の策定、合理的な採用基準の制定、有能な人材を育成するための育成方針の策定です。これまで、これらの課程はエクセルなどを活用して、それぞれの担当部署で個々に行われていたため、データの連係がままならず、総合的にデータを管理・分析することができないといった弊害が生じていました。そのため、せっかく求人に対する応募があっても、内定通知を発出するまでに時間がかかってしまい、競合他社に流れるといった事態もありました。こういったミスを最小限度に止めるため、各会社では採用業務を体系的に組立てる手法を模索しているのです。

採用業務のシステム化で得られるメリット

採用に関する事務の主な中身は、各部署で必要とする社員のスキル・年齢層を整理し、求人媒体に広告を出稿したり、会社説明会を実施し応募者を募ることから始まります。次に応募者の取りまとめ、選考試験の実施・結果のとりまとめ、内定通知の発送といった手順を進めていきます。さらには、内定通知発送後の事前研修の開催や育成方針の策定も大切な仕事です。これまで、こういった課程は、担当部署でそれぞれ行われていましたから、その進捗状況を把握することは困難であり、例えば、内定通知の発送漏れなどの事務ミスが発生しても責任の所在を確定できませんでした。求職者の多くは、競合他社を受験している可能性が高く、選考結果の通知が遅れると、他社に就職してしまいます。そこで、採用管理システムでは、応募者をリスト化して社内で共有することで、それぞれの課程における進捗管理を一括で行い、責任の所在を明確にするとともに、業務の効率化を実現しています。

しっかりとした採用管理を行うために必要なこと

採用業務をシステム化することで、分業による弊害を取り除き、採用担当者の業務の効率化を図ることは可能ですが、それだけでは今までと変わりません。大切なことは、システムに蓄積されたデータを活用し、現代の労働市場にマッチした採用計画、採用基準、育成方針を策定することです。そのためには、求人媒体ごとの合格者数の算出、選考試験の内容による合格率の算出や入社後の業績など、多種多様な分析を行うことが重要であり、より効果的な求人広告の作成や会社説明会の実施、会社のニーズに合致した人材登用のための採用基準の見直し、効果的な研修計画の策定などの企画に役立てることが必要です。言い換えれば、有能な人材確保のためには、採用業務のシステム化によって得られるデータを活用し、戦略的な採用活動を行うことが不可欠です。